De grootste uitdaging van digitalisering zit niet in de techniek

Digitalisering wordt vaak als antwoord genoemd. Maar wie ermee aan de slag gaat, merkt al snel dat het vraagstuk verder gaat dan het digitaliseren van objecten. Sies Vonk weet dat als geen ander. Als expert en adviseur digitaal erfgoed leidde hij de Kempencollectie en als docent van de cursus Digitaal Erfgoed bij de ErfgoedAcademie helpt hij organisaties met deze uitdaging.

Niet samenhangend genoeg

In de Kempen liepen meerdere musea en heemkundekringen tegen een herkenbare situatie aan. Jarenlang is er verzameld, met kennis van zaken en betrokkenheid. Maar iedere organisatie deed dat op haar eigen manier. Registratiesystemen verschilden, beschrijvingen liepen uiteen en het overzicht ontbrak steeds vaker. Dat had niet alleen praktische gevolgen, zoals volle depots, maar ook inhoudelijke. Het werd lastiger om verbanden te leggen, keuzes te maken en de collectie naar buiten toe te presenteren.

Vonk vat het treffend samen: "Er werd heel veel gedaan, maar niet samenhangend genoeg om er echt iets mee te kunnen."

Wat er gebeurt als je het anders organiseert

Met de Kempencollectie is geprobeerd dat patroon te doorbreken door het gezamenlijke werk anders te organiseren. Dat betekende in de eerste plaats opnieuw kijken naar wat er al was. Objecten gingen door de handen van medewerkers, beschrijvingen werden aangescherpt en er werden afspraken gemaakt over hoe informatie wordt vastgelegd.

Dat klinkt misschien technisch, maar het is vooral organisatorisch werk. Zodra meerdere partijen samenwerken, moet je het eens worden over taal, structuur en detailniveau. Dat zijn ook de uitgangspunten van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed, waarin afspraken zijn vastgelegd om erfgoedinformatie beter vindbaar, bruikbaar en uitwisselbaar te maken. Zonder die gezamenlijke basis wordt het lastig om collecties duurzaam te beheren en met elkaar te verbinden.

Het resultaat is zichtbaar. Collecties die voorheen vooral intern werden gebruikt, zijn nu online doorzoekbaar. Organisaties kunnen in elkaars materiaal kijken, wat nieuwe inzichten oplevert. Waarom bewaren wij dit eigenlijk? En hoe verhoudt dat zich tot wat anderen doen? Daardoor verschuift de aandacht van afzonderlijke objecten naar de collectie als geheel.

Zichtbaarheid verandert het gesprek

Een interessant effect van digitalisering is dat het niet stopt bij toegankelijkheid. Zodra een collectie zichtbaar wordt, verandert ook hoe erover wordt gesproken en nagedacht. Wat eerst vooral een kwestie van beheer was, krijgt ook een publiekskant. Mensen kunnen op afstand zoeken, vergelijken en zich verdiepen. Dat stelt andere eisen aan de manier waarop informatie is vastgelegd en aan de kwaliteit van die informatie. 

Zoals iemand uit het project het verwoordde: "Een rij objecten met kaartjes volstaat niet meer." 

Zonder context blijft veel betekenis verborgen. In Oirschot is daar bewust op gestuurd door de collectie te koppelen aan een specifieke periode. Door die keuze ontstaat een verhaallijn waarin losse stukken meer betekenis krijgen. Digitalisering maakt dat niet vanzelf mogelijk, maar laat wel zien waar samenhang ontbreekt.

Waarom het in de praktijk stroever gaat

Tegelijkertijd blijkt dit soort trajecten weerbarstig. Veel organisaties beginnen vanuit de gedachte dat digitalisering vooral een kwestie is van systemen inrichten en gegevens invoeren. In de praktijk loopt men vaak vast op minder zichtbare vraagstukken. Verschillende manieren van beschrijven blijken moeilijk naast elkaar te bestaan. Samenwerken betekent afstemmen, en afstemming kost tijd. Zolang die basis niet op orde is, blijft het lastig om data te delen of te combineren.

Vonk ziet dat regelmatig terug. Het vraagstuk blijkt vaak breder dan aanvankelijk gedacht, omdat het raakt aan inhoud, beleid en samenwerking.
Wat helpt, is het besef dat digitalisering geen los project is, maar onderdeel van de dagelijkse praktijk van een organisatie.

Waar de echte keuzes zitten

Misschien wel het meest onderschatte aspect is dat digitalisering dwingt tot keuzes. Zodra je overzicht krijgt, kun je niet alles meer op dezelfde manier behandelen. Dat zie je ook terug in de Kempencollectie. Door collecties naast elkaar te leggen, wordt duidelijk waar overlap zit, waar juist hiaten zitten en waar accenten gelegd kunnen worden. Dat leidt soms tot een andere focus, omdat scherper zichtbaar wordt waar de kracht van een collectie ligt. Die fase vraagt meer dan alleen uitvoeren. Het gaat om positionering: bepalen wat je wilt laten zien en waarom.

Samenhang, betekenis en gebruik

Wie naar dit soort projecten kijkt, ziet dat digitalisering geen eindpunt is. Het moment waarop collecties toegankelijk worden, markeert het begin van nieuwe vragen en nieuwe mogelijkheden. Dan gaat het over samenhang, betekenis en gebruik. Maar ook over de vraag hoe je informatie zo vastlegt dat die op de lange termijn houdbaar, bruikbaar en zichtbaar blijft.

Eenvoudiger voor het publiek om te participeren

Voor veel erfgoedorganisaties is de vraag hoe digitalisering daadwerkelijk waarde toevoegt voor de organisatie én voor het publiek. Daarbij speelt ook participatie een steeds grotere rol. Wanneer collecties online zichtbaar en goed doorzoekbaar zijn, wordt het voor publiek, vrijwilligers en onderzoekers eenvoudiger om mee te denken, kennis toe te voegen en nieuwe verbanden te leggen. Digitalisering maakt erfgoed niet alleen toegankelijker, maar kan ook de betrokkenheid bij dat erfgoed vergroten.

Meer weten over hoe je jouw digitale collectie houdbaar, bruikbaar en zichtbaar maakt? In de cursus Digitaal Erfgoed werk je aan een concreet actieplan voor jouw organisatie, onder begeleiding van Sies Vonk. Start: 14 september, Amersfoort.