De kunst van het kiezen in collectiebeheer

Alles belangrijk noemen helpt niet

Wanneer capaciteit beperkt is, wordt prioriteren onvermijdelijk. Toch vinden veel erfgoedorganisaties dat lastig. Niet omdat ze niet weten wat er moet gebeuren, maar omdat ze voortdurend moeten afwegen wat kan wachten. Een registratieachterstand is zichtbaar. Een ontbrekend herkomstonderzoek ook. Maar hoe bepaal je of die werkzaamheden momenteel belangrijker zijn dan bijvoorbeeld het verzamelen van hedendaags erfgoed of het scherper definiëren van de kerncollectie? Dat soort keuzes zijn minder tastbaar, maar bepalen uiteindelijk wel de richting van een collectie.

Oud keuzes werken lang door

Veel collecties zijn gedurende tientallen jaren opgebouwd. Daardoor bevat vrijwel iedere collectie objecten die onder verschillende omstandigheden, vanuit verschillende visies en door verschillende generaties verzameld zijn. Dat maakt collecties rijk, maar soms ook ingewikkeld. Want een object dat in 1975 een logische aanwinst was, hoeft niet automatisch een hoge prioriteit te hebben in 2026. Tegelijkertijd vraagt het nog steeds opslagruimte, registratie, beheer en aandacht. De vraag is daarom niet of een object waarde heeft. Vrijwel alles in een collectie heeft een reden om er te zijn. De interessantere vraag is: welke objecten dragen het sterkst bij aan het verhaal dat je organisatie wil vertellen?

De waarde zit vaak in de context

Tijdens het webinar werd ook duidelijk hoe lastig waarderen kan zijn. Een object lijkt soms alledaags. Een fiets, een uniform, een gebruiksvoorwerp. Op zichzelf misschien niet bijzonder. Maar zodra bekend is wie het gebruikte, in welke omstandigheden en welk verhaal ermee verteld kan worden, verandert de betekenis. Dat is een belangrijk inzicht. Erfgoedinstellingen verzamelen niet alleen objecten. Ze verzamelen ook context, verbanden en verhalen. Soms maakt juist die context het verschil tussen een voorwerp dat overal te vinden is en een object dat onmisbaar blijkt.

Het gevaar van alle energie richten op het verleden

Veel organisaties investeren terecht in het wegwerken van achterstanden. Toch schuilt daarin ook een risico.Wie alle energie richt op het verleden, houdt mogelijk te weinig ruimte over voor het erfgoed van nu. Over twintig jaar zullen onderzoekers, inwoners en bezoekers vragen stellen over onze tijd. Welke objecten, verhalen en gebeurtenissen hebben we dan vastgelegd? Wat hebben we bewust verzameld? En wat hebben we laten lopen omdat alle aandacht naar bestaande werkzaamheden ging? Integraal collectiebeleid gaat daarom niet alleen over het beheer van bestaande collecties, maar ook over de vraag wat nog ontbreekt.

Eerst richting, daarna werkzaamheden

In discussies over collectiebeheer gaat het vaak snel over registreren, beschrijven, digitaliseren of conserveren. Belangrijke onderwerpen, zonder twijfel. Maar voordat je bepaalt wat er moet gebeuren, is een andere vraag minstens zo belangrijk: waar wil je als organisatie over tien jaar bekend om staan? Pas als daar een helder antwoord op is, wordt het eenvoudiger om keuzes te maken. Welke delen van de collectie verdienen extra aandacht? Welke achterstanden hebben de hoogste prioriteit? Welke verhalen moeten beter worden vastgelegd?
Grip op je collectie krijg je uit eindelijk niet door méér doen, maar door scherper te kiezen.

Verder verdiepen

Kiezen wordt een stuk makkelijker wanneer je weet wat je prioriteiten zijn en hoe alle onderdelen van collectiebeheer met elkaar samenhangen.

In de cursus Grip op je collectie werk je aan een samenhangende aanpak voor je collectie. Je krijgt handvatten om prioriteiten te stellen, keuzes te onderbouwen en meer grip te krijgen op het beheer, de ontwikkeling en de toekomst van je collectie.